Как оформить график отпусков?

График отпусков утверждается за две недели до наступления нового года. Процедура следующая:
1. Собираешь информацию по всем сотрудникам, можно в любом удобном для отдела кадров виде (потом данные перенесешь в унифицированную форму N Т-7) желательно, чтобы они сами своей рукой это заполнили и подпись свою поставили в графе примечание, ну так на всякий случай)))
2. Обсуждаешь и утверждаешь даты с руководством.
3. Вносишь данные в унифицированную форму.
4. Подписываешь у ген. директора эту форму и ПРИКАЗ в Word об утверждении графика отпусков.(Утвердить... Ответственным назначить, график отпусков прилагается)
5. За две недели каждого сотрудника, до наступления отпуска, нужно предупредить, что, мол скоро у Вас отпуск, и предлагаю мол Вам господин хороший зайти в отдел кадров и написать заявление, желательно предупредить то же под роспись.
6. Если Сотрудник идет в отпуск, то пишет заявление, если хочет перенести, то тоже заявление (Прошу перенести отпуск на тогда то...)